Ein papierloses Büro kann Unternehmen nicht nur dabei helfen, ihren ökologischen Fußabdruck drastisch zu reduzieren, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Die Abschaffung von Papier im Büro verringert den Bedarf an Holzressourcen und verhindert Energieverschwendung bei der Herstellung. Zudem werden Transport- und Lagerkosten minimiert.
Indem Unternehmen umsteigen und auf innovative digitale Lösungen setzen, können sie einen wertvollen Beitrag zur Erhaltung der Umwelt leisten. Und gleichzeitig ihre Effizienz sowie Produktivität steigern. Deshalb ist das papierlose Büro viel mehr als ein Trend: Es ist ein notwendiger Schritt in Richtung nachhaltige Zukunft, der den Mainstream erobern kann.
Software, Scanner & Co.: Das sind die Voraussetzungen und Tools für die Digitalisierung
Papierloses Arbeiten bedarf neben einem Scanner und einem Server vor allem sorgfältiger Planung. Denn nicht nur technische Aspekte, sondern auch die Bereitschaft aller Beteiligten, bewährte Verfahren technisch zu rekonfigurieren, ist notwendig. Die Best Practice im papierlosen Office hängt aus technischer Sicht nämlich davon ab, wie zuverlässig und umfangreich das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist.
Das Angebot für DMS ist groß, die Features sind unterschiedlich. Programme wie enaio®, docuware oder Office Manager bieten verschiedenste Funktionen, darunter Dokumentorganisation, Versionenkontrolle und sichere Zugriffsrechte. Letztere Eigenschaft hat seit einigen Jahren an Bedeutung gewonnen. Digital gespeicherte, sensible Daten sowie starke Cybersicherheitsmaßnahmen, zum Beispiel Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Datensicherungen, sollten daher stets der Standard sein, um Informationen wirklich zu schützen.
Das Learning: Im digitalen Zeitalter sollte der Umgang mit Management-Software keine Herausforderung mehr darstellen. Gleichzeitig ist eine gewisse Affinität für digitale Sicherheitsprotokolle hinreichend, um sich als Mitarbeiter:in schnell an neue Arbeitsabläufe anzupassen. Daher steht das C-Level heutzutage in der Pflicht, Schulungen anzubieten und Mitarbeiter:innen zu ihrer Weiterbildung in diesem Bereich zu motivieren. Nur so kann eine reibungslose Umstellung auf das papierlose Büro gewährleistet werden. Der Reward: Verbesserte Geschwindigkeit sowie Kohärenz der betrieblichen Kommunikation, verbesserte Datensicherheit und Nachhaltigkeit im Sinne moderner CSR.
Dokumentenmanagement und Ordnerstruktur: So funktionieren sie im papierfreien Büro
Ein papierloses Büro erfordert effiziente Arbeitsabläufe, darunter die Digitalisierung eingehender Dokumente per Scan oder die Nutzung mobiler Apps. Diese ermöglichen es beispielsweise elektronische Signaturen zu erstellen, die physische Unterschriften oder Freigaben digital ersetzen. Parallel dazu beschleunigen Online-Kollaborationstools die Kommunikation - auch über geographische Grenzen - sowie damit einhergehend die Entscheidungsfindung. Unterstützend können Unternehmen hier passende Projektmanagement-Softwares einsetzen, die virtuelle Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten erleichtern.
Durch die Überführung von Ordern in den digitalen Raum lässt sich sowohl ihre Übersichtlichkeit als auch ihr Zugriff vehement verbessern. Spezifische Namensgebungen ermöglichen es, digitale Dokumente jederzeit sowie von überall aufzufinden und gezielt mit relevanten Personen zu teilen. Auf diese Wiese entsteht ein effizientes sowie nachhaltiges Arbeitsumfeld, dessen Workflow auf einer logischen Struktur beruht.
Tipps für die Umstellung auf ein papierloses Büro
Die Digitalisierung ist unerlässlich für jedes Unternehmen, das effizient arbeiten will und sich zeitgemäß am Markt behaupten möchte. Um ein Büro papierlos zu gestalten, braucht es vor allem Struktur und Übersicht: Eine gelungene Umstellung steht und fällt mit sorgfältiger Planung, klaren Zielen, Analyse der Arbeitsabläufe sowie einem Zeitplan. Kurz gefasst, sind drei Schritte essentiell:
Step 1: Das Finden einer geeigneten Hardware, also die mechanische sowie elektronische Ausstattung des digitalen Systems. Zum Beispiel kann es sich dabei um einen hochwertigen Scanner handeln, der physische Dokumente effektiv in digitale Formate konvertiert.
Step 2: Die Auswahl eines zuverlässigen Dokumentenmanagementsystems. Da dieses elektronische Dokumente datenbankgestützt verwaltet, sollte die Entscheidung für eines stets auf den eigenen Anforderungen sowie Daten beruhen. Grundfunktionen wie ein digitales Archiv, Zugriff & Verfügbarkeit, Zusammenarbeit & Workflows, Revisionen und Automatisieren von Prozessen sollten allerdings immer gegeben sein.
Step 3: Die Installation einer umfassenden Cloud-basierten Speicherlösung. Diese ermöglicht den einfachen sowie sicheren Dokumentenzugriff von verschiedenen Geräten und somit nahtlose Teamarbeit.
Rechtliche Aspekte: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Häufig bringt der Übergang zum papierlosen Arbeiten eine legale Sorge mit sich: Wie steht es um die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften für Dokumente? Bewährte Verfahren gewährleisten die Beachtung der rechtlichen Anforderungen, obwohl diese je nach Gerichtsbarkeit und Branche variieren können. Rechtsexperten können helfen, angemessene Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumententypen festzulegen.
Kosten: So teuer ist der Weg zum digitalen Büro
Die anfänglichen Investitionen beim Übergang zu einem papierlosen Büro mögen einschüchternd wirken. Die Anschaffung geeigneter Hardware, Software und Schulungen für Mitarbeiter:innen haben ihren Preis. Doch sie lohnen sich. Langfristig ermöglichen sie Einsparungen durch reduzierten Papierverbrauch, verbesserte Effizienz sowie optimierte Prozesse.
Home Office: Auch Zuhause ist ein papierloses Büro von Vorteil
Keine Papierspuren mehr - keine verzweifelte Suche nach verlegten Dokumenten. Wer alle Prozesse digitalisiert, kann frei und unabhängig über die eigenen sowie geteilte Daten verfügen, mühelos zusammenarbeiten und ganz nebenbei einen Beitrag zum Schutz des Planenten leisten. Einen digitalen Schritt nach dem anderen.
Es ist eine sinnvolle Umstellung, die auch das Home Office in ein seriöses Reich der Ordnung und der Nachhaltigkeit verwandelt. Bye bye Unordnung, Welcome Produktivität!
Vor- und Nachteile eines papierlosen Unternehmens
Jede bedeutende Veränderung hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Bei aller Euphorie gilt: Das papierlose Büro ist ein zweischneidiges Schwert. Einerseits motiviert der Workflow und ermöglicht beispiellose Effizienz. Und zwar im Hinblick auf die Arbeit und Kosten. Anderseits gibt es jedoch einen Haken: Cyber-Kriminalität. Diese stellt ein schwer zu kalkulierendes Risiko dar. Nur ein kleiner, individueller Fehler kann drastische Auswirkungen auf die Produktivität des ganzen Büros, wenn nicht die gesamte Performance sowie auch das Image des Unternehmens haben.
Hinzu kommen der menschliche Faktor und der potenzielle Widerstand einiger Mitarbeiter:innen, die nicht bereit sind, sich zum Wohle des Unternehmens auf digitalem Gebiet weiterzubilden.
FAQ
Wie funktioniert ein papierloses Büro?
Im papierlosen Büro wird ausschließlich digital gearbeitet. Das heißt: Physische Dokumente werden gescannt und in einem digitalen System gespeichert. Alles - von Notizen über Unterschriften bis hin zu Verträgen - ist elektronisch und in einer Cloud gespeichert. Selbst Geschäftstreffen finden ausschließlich in virtuellen Räumen statt.
Welches Programm für ein papierloses Büro?
Immer mehr Programme ermöglichen digitale Zusammenarbeit und sind für das papierlose Büro unersetzlich:
- Evernote für Notizen
- Google Drive für Dateien und Zusammenarbeit
- Adobe Acrobat für PDFs
- Trello für Projektmanagement
- Microsoft OneNote für digitale Notizen
- DocuSign für sichere Signaturen
- Dropbox für Dateispeicherung
- Slack für Teamkommunikation
- Microsoft SharePoint für Unternehmensorganisation
- Zoho Docs für Office-Funktionen
Die Wahl des richtigen Programms hängt von den spezifischen Anforderungen sowie Präferenzen des Unternehmens ab. Es empfiehlt sich, die verschiedenen Programme zu vergleichen und möglicherweise eine Testphase durchzuführen, um das am besten geeignete Werkzeug für die jeweiligen Bedürfnisse zu finden.
Wie gelingt das papierlose Arbeiten?
Papierloses Arbeiten setzt auf digitale Alternativen für traditionelle Prozesse. Deshalb erfordert die Umstellung auch Schulung und Adaption neuer Arbeitsabläufe. Aber es lohnt sich: Eine unkomplizierte Dokumenten-Digitalisierung, elektronische Signaturen, Notiz-Apps und rein virtuelle Treffen ermöglichen den ultimativen Workflow für resiliente Teams. Parallel dazu verbessern sich Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit sowie Nachhaltigkeit des Unternehmens.
Fazit: Erfolg bedeutet die Adaption an neue digitale Spielregeln
Die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist längst überfällig. Digitale Werkzeuge und smarte Arbeitsabläufe verhelfen Unternehmen zu einer Win-win-Situation, in der sie sowohl ihre wirtschaftliche als auch ökologische Performance optimieren können. Trotz Herausforderungen, eröffnen sie langfristige Vorteile und unbegrenzte Möglichkeiten, dessen Potenzial es so schnell wie möglich auszuschöpfen gilt, um den Markt der Zukunft zu dominieren.
